Kijkje in de keuken van gemeente Utrecht

Te gast tijdens de Raad van Participanten was Els Koopmans (hoofd bedrijfsbureau Dienst Ondersteuning van de gemeente Utrecht). Met haar kijken we terug op haar eigen presentatie en het verhaal van professor Strikwerda.

Doel van mijn presentatie bij de Raad van Participanten was vooral om het principe van de SSC's vanuit de praktijk te vertellen; wat gaat er goed en waar moeten we nog aan werken. Als ik mijn verhaal tot de kern zou moeten samenvatten blijven er drie belangrijke onderdelen staan:

We zijn bij ons begonnen met een Big Bang. Iedereen is tegelijk bij de Dienst Ondersteuning aan het werk gegaan. Zeshonderd man; nieuwe functies, nieuwe werkplekken nieuwe collega's. Dat geeft aan de ene kant problemen, maar zorgt er ook voor dat alles ook echt tegelijk in gang wordt gezet.

Daarnaast spannen we ons heel erg in om transparantie en eenvoud in de kosten aan te brengen

Derde onderdeel is dat we met behulp van ons ontwikkelingsprogramma RITS samenhang willen aanbrengen tussen de verschillende service centra en onze doelstellingen kunnen behalen.Rits staat voor Resultaat gericht werken aan de Integratie van Technologie en Samenwerking. Zo willen we betere processen, betere bedrijfsinformatie en minder kosten hebben."

Het verhaal van professor Strikwerda was erg inspirerend; als jij dat afzet tegen de praktijk, welke onderdelen zou je dan graag binnen de gemeente Utrecht verwezenlijken?

"Hij begint met een heel interessant onderwerp; de multidimensionale organisatie. Een goede organisatie kan alleen maar goed lopen wanneer je op de cruciale snijpunten van verschillende dimensies de juiste informatie bij elkaar laat komen en beschikbaar stelt. Dat is iets waar we nu bij de gemeente Utrecht ook mee bezig zijn. En dan trekken we het liefst het nog één stap verder, onze budgetten van programma's, diensten en ondersteunende processen daarop laten samenkomen. Het is nu nog toekomstmuziek, maar als we dat zouden realiseren zou het wel heel erg mooi zijn!"

En welke onderdelen zou je niet zo snel kunnen toepassen?

Iets wat heel erg ingewikkeld is, is om bij alle gemeentelijke processen in een servicecentrum de relatie met de burger te trekken. Natuurlijk heb je dat wel voor ogen, maar soms wordt die relatie wel erg kunstmatig. Je merkt dat in de voorbeelden die Strikwerda noemt de relatie en linken snel te maken zijn, bij ons is die relatie toch echt wat ondoorzichtiger (wat heeft een burger voor direct genot van een vlekkeloos draaiende financiele administratie?).

Maar ook het verhaal over de interne verrekening, zoals Strikwerda die voorstelt, spreekt mij niet zo aan. Het principe is ook hier weer duidelijk, (elke afnemer van services geeft opdracht en betaalt zijn deel)  toch merken we dat dit ook echt nadelen heeft. Het maakt standaardisatie vrijwel onmogelijk en brengt namelijk zo veel interne transacties met zich mee dat je je doel voorbij schiet. Je moet sturen op kosten en daarbij niet vergeten dat je ondanks dat je misschien wel uit meerdere afdelingen bestaat, je toch één organisatie blijft.

Bekijk hier de hele presentatie van Els Koopmans. Natuurlijk zijn de presentaties van professor Strikwerda en Merel Lindhout ook beschikbaar.