Het startschot heeft geklonken

Op woensdag 2 juli was het dan zover. Voor 19 instellingen klonk het startschot om met elkaar een benchmark op te zetten. Door het ondertekenen van een Intentieverklaring hebben de 19 instellingen bekrachtigd dat zij met elkaar een benchmark Shared Services zullen gaan ontwikkelen en daarna gaan gebruiken. Uniek aan deze benchmark is dat de deelnemers uit verschillende sectoren komen en dat zij zelf de benchmark zullen opzetten. Juist de diversiteit onder de deelnemers in combinatie met hun gedeelde ambities op het terrein van shared services maken dat de deelnemers veel van elkaar kunnen leren en toch ook weer snel elkaars taal spraken.

Al de deelnemende instellingen hebben hun ondersteunende diensten georganiseerd in een interne of externe shared service organisatie. Sommige voor een beperkt aantal functies als HRM en ICT, anderen hebben dit voor een breder pakket van diensten en producten gedaan. Communicatie, voorlichting, inkoop, facility management, Financial services; stuk voor stuk onderwerpen die meer en meer vanuit een shared service organisatie worden geleverd. De deelnemers zullen met behulp van indicatoren die door henzelf zijn gekozen en ontwikkeld elkaar onderling vergelijken. Daar waar geconstateerde verschillen aanleiding geven om meer van elkaar te willen weten en dus van elkaar te willen leren zullen bijeenkomsten, leerkringen, best-practice workshops en dergelijke georganiseerd worden. De benchmark is vooral opgezet als leer- en verbeterinstrument en niet als een middel om rankings op te maken en verantwoording naar elkaar of buiten af te leggen over geleverde prestaties. Elkaar op weg helpen naar leer- en verbetermogelijkheden staat centraal.

De bijeenkomst van 2 juli werd geopend door dhr John Schuilenburg, gemeentesecretaris van de gemeente Utrecht. Hij trok een vergelijking met de zaal waar de bijeenkomst werd gehouden, namelijk de Grote trouwzaal. De Intentieverklaring is de voorloper van de Samenwerkingsovereenkomst. De Intentieverklaring is dan de verloving, de Samenwerkingsovereenkomst het huwelijk. Schuilenburg benadrukte het belang van benchmarken om als lerende organisatie het functioneren steeds verder te verbeteren en de transparantie te vergroten.
   
De volgende spreker was dhr Johan Strieker, plaatsvervangend directeur Arbeidszaken Openbare Sector van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het ministerie ondersteunt inhoudelijk en financieel. Dhr Strieker wees eveneens op het belang van shared services en van benchmarken. Daarnaast wees hij op de speciale positie die het ministerie als ondersteuner van benchmarken al sinds een jaar of zes inneemt. Hij juicht deze benchmark met name toe omdat het een gezamenlijk initiatief van alle deelnemende instellingen is en daarmee uniek in benchmarkland. Voor hem was dat een belangrijke reden om deze benchmark te ondersteunen.

De laatste spreker was dhr Piet van Montfort, programmamanager Internetspiegel van de Stichting ICTU. Deze stichting zorgt voor de geautomatiseerde ondersteuning van de benchmark door het bouwen van een internetapplicatie voor het verzamelen van de gegevens en door het maken van een website voor de communicatie. Dhr Van Montfort wees er daarbij op dat de deelnemers moeten zorgen voor de inhoud van die website: het is een website voor en door de deelnemers. Als slot vroeg hij dhr Strieker om als eerste de website officieel te openen.

Na deze toespraken werden de aanwezigen door dhr Nick Creemers, hoofd van de Interne Auditafdeling, gevraagd om naar voren te komen om de Intentieverklaring te ondertekenen. Na deze ondertekening werd onder het genot van een hapje en een drankje nog even nagepraat. De bijeenkomst was georganiseerd door de Interne Auditafdeling van de gemeente Utrecht. Deze afdeling is de initiatiefnemer geweest voor de opzet van deze benchmark shared services.

De benchmark is nu echt van start gegaan. Al voor het einde van 2008 dienen de eerste resultaten beschikbaar te komen. Organisaties zowel binnen als buiten de publieke sector die zelf ook aan de slag zijn met shared service concepten en de behoefte voelen om de eigen prestaties te vergelijken met die van anderen om zodoende van elkaar te kunnen leren, worden van harte uitgenodigd zich aan te melden. Dit kan door contact op te nemen met de projectleider Cees van der Zwan via tel. 06-5154 0800.